我們如何用 OpenProject 讓專案進度更透明

這件事要從幾年前說起。

那時我剛加入一家公司擔任 PM，進去的第一週就發現一件很嚴重的問題：這裡沒有任何專案管理工具。所有的任務都靠口頭交辦，進度靠個人記憶，遇到需要跨部門協作的事情，就再開一個 Messenger 群組。我那時候光是被加進去的群組就超過二十個，每個群組都在講事情，但沒有一個群組講的是全貌。

有沒有人感到困擾，有，但沒有人打算解決它。

我決定自己來研究看看。

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兩週、一台筆電、一堆 Docker 容器

我給自己設了幾個挑選工具必要的條件：

• 工具必須開源、
• 必須可以自己部署、
• 必須有至少五年以上的穩定維護記錄。

尤其是最後一條。開源社群有個不變的現實：如果一個專案沒有穩定的非營利組織在背後撐著，開發者一旦失去動力，隨時可能停更甚至刪庫走人。這種事在開源社群裡面多了去。所以在篩選工具的時候，特別去看每個專案背後有沒有 NGO 結構、有沒有多個核心貢獻者、社群討論是否還活著就變成一個很重要的判斷依據。

篩完一輪之後，剩下兩個：OpenProject 和 Odoo。

接下來的幾個晚上，我在自己的電腦上用 Docker 把這兩套都跑起來，一個一個功能試。Odoo 功能非常完整，完整到幾乎是 ERP 系統的程度——財務、銷售、客戶管理全都有。但我那時要解決的問題是「讓任務看得見、讓進度可以追」，Odoo 的完整反而成了負擔。

OpenProject 不一樣。它就是專心做專案管理這一件事：看板、甘特圖、時數記錄、任務討論、版本追蹤。功能夠用，邊界清楚，沒有我不需要的東西塞在裡面。

我寫了一份提案，寄給主管。信開頭我特別說了一句：「放心，我沒有要離職。」

後來公司也真的導入了，雖然導入的過程不是那麼的順利。

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帶到九千歲之後

開了九千歲之後，我沒有重新研究過這個問題，因為答案已經有了。

我在 QNAP NAS 上用 Docker 把 OpenProject 架起來，跑到現在超過一年，沒出過什麼問題，費用幾乎是零（如果不計硬體折舊的話啦）。

但工具只是起點。讓它真正發揮作用的，是我們怎麼用它。

在九千歲，每一個任務都不只是「要做的事情清單」。每個 work package 都有描述欄記錄脈絡、有評論區讓客戶和團隊即時討論、有狀態和時間軸記錄它從提出到完成的完整過程。當一個決策被質疑的時候，我們不需要憑記憶解釋，翻任務紀錄就能找到當初為什麼這樣做。

時數記錄也是一樣。我們的合作大多是時薪制，每位成員都會在 OpenProject 裡記錄實際投入的時數。這份紀錄不是為了監控誰，而是為了讓「時間」這件事有據可查——客戶不需要問我這週做了什麼，登入就能看到。每週一前，系統自動整理好的週報也已經在那裡了：完成的任務、進行中的任務、預計下週的安排。

透明讓我們省掉了很多「同步進度」的會議。

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為什麼不用 Notion 或 Jira

這個問題我被問過不只一次。

Notion 很好用，但它沒有時數追蹤、沒有真正意義上的甘特圖、也沒有細粒度的客戶協作權限。對我們的工作型態來說，這三件事缺一不可。當然你可以花更多的時間把這些東西變出來，不過這些東西終究還是都在別人家的院子裡面，更不用說 Notion 一直都有隱私爭議問題。

Jira 有這些功能，但它的設計是給大型工程團隊的，對三到五人的小團隊來說配置成本太高，而且一如 Notion 一樣是 SaaS，資料不在自己手上。

OpenProject 是自架的，所有資料跑在我們自己的伺服器上。這不只是技術選擇，也是一種立場——客戶的專案紀錄、決策脈絡、溝通歷史，這些東西不應該住在我們不能完全控制的地方。

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工具是結果，不是原因

我一直覺得，工具導入失敗的原因，很少是工具本身不好。

大多數時候是因為工具和工作文化是分開的：工具在那裡，大家繼續用 Line 群討論，任務繼續靠口頭交辦，工具只是多了一個沒人更新的介面。

在九千歲，我們試著讓 OpenProject 成為工作本身發生的地方，而不是工作發生完之後再去填的表。這個習慣不是一開始就有的，我們也花了幾個星期才磨合出來。但一旦建立起來，它就很難再回頭——因為所有人都開始依賴那份可查、可追、可回溯的紀錄。

透明不是我們的加分項，它是我們工作方式的基礎。

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這不是一個小公司在用的工具

我知道「開源工具」這四個字對很多人來說會直覺聯想到「小眾」或「沒在維護」。

但有一件事很值得一提：2024 年 10 月，德國 16 個聯邦州的州長聯席會議在萊比錫開會，他們用來跑整個數位協作流程的工具，就包含 OpenProject。德國聯邦政府主導的 openDesk 計畫——一套專門設計給公共機構用的開源協作套件，目的是讓政府機關不再依賴 Microsoft 365。除了各聯邦州政府，德國聯邦武裝部隊和羅伯特·科赫研究所（大概相當於台灣疾管署的角色）也在同一套框架下使用 OpenProject。

Greenpeace（綠色和平）也用。他們的 IT 團隊把 OpenProject 架在自己的伺服器上管理內部工作流，理由很簡單：他們的資料不能跑在別人的機器上。

我把這些寫出來，不是要用名字來說服你。而是想說明這些組織做這個選擇的理由，和我當初的理由其實是同一件事——資料放在自己手上，和放在別人那裡，是本質上不同的兩種狀態。對政府機關是這樣，對一間三到五人的小公司，邏輯也一樣。

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如果你也想這樣做

這一節是給在評估 OpenProject 的人寫的。

正體中文支援的完成度如何？

夠用，但不完美。主要功能和欄位都有中文，雖然少數進階設定頁面還是英文。但日常使用倒沒有因為語言問題卡關過，但如果你的團隊成員完全沒有英文基礎，可能還是會偶爾遇到需要猜一下的地方。

Self-hosted 要什麼規格？

我們跑在 QNAP NAS 的 Container Station 上，Docker Compose 部署，10 人以內的團隊 4 核 CPU、8GB RAM 就夠了。如果不想自己管機器，一台月費 $10–15 美金的 VPS 也可以起步。硬體門檻不高，比較需要花時間的是初始設定跟流程導入。

客戶要付費才能看進度嗎？

不用。OpenProject 的帳號計費是針對「成員」的，客戶如果只是要查看進度、留言給意見，用訪客或報告者角色加入就好，不算在付費帳號裡。這一點對我們來說很關鍵，因為讓客戶能直接登入看，是整個透明文化的前提。

跟 Notion、Jira、Asana 比起來怎麼樣？

文章前面提過一些，這裡用表格做個整理：

	OpenProject	Notion	Jira	Asana
時數追蹤	✅ 內建	❌ 需整合	✅ 外掛	✅ 付費版
甘特圖	✅ 內建	❌ 需整合	✅ 付費版	✅ 付費版
可自架	✅ 免費	❌	❌	❌
開源	✅ GPLv3	❌	❌	❌
客戶協作	✅ 細粒度權限	⚠️ 有限	⚠️ 複雜	✅
學習曲線	中	低	高	低–中

導入最難的部分是什麼？

安裝一個下午就能搞定。最難的是讓所有人——包括客戶——真的在上面工作，而不是裝了之後繼續用 Line 群。我們大概花了兩到三週才讓這個習慣穩定下來。這個磨合期沒有捷徑，但過了之後就不太可能再回頭了。

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如果你也在考慮為自己的團隊導入 OpenProject，或者想瞭解更多我們的做法，歡迎直接聯絡我們。